Een lean project charter is het startpunt voor een lean-project. Voordat een project start maak je een overzicht van wat je met het project wil bereiken.
Met deze template maak je binnen een handomdraai een charter waarin visueel duidelijke is wat je wil bereiken. Wil je iets dieper de materie in? Gebruik dan de overige pagina’s om mijlpalen uit te werken.
Wanneer gebruik je een Lean Project Charter?
Als je werkt met Lean en een project definieert kun je deze template gebruiken om aan te geven wat het project is. Door duidelijkheid te geven in het project doel met concrete doelstellingen en meetbare verbeteringen kun je duidelijk communiceren waar jouw project over gaat. Als het nodig is kun je de mijlpalen nog verder uitwerken.
Onze 3-tips voor een goede Lean Project Charter.
- Zorg voor een duidelijk projectdoel: Het doel van een project is om iets te veranderen in de organisatie. Wat wil je veranderen? Waar sta je nu? En wat gaat er veranderen als dit project een succes is? Wees duidelijk in welke verandering je teweeg wil brengen. Dat helpt anderen om inzicht te krijgen in jouw proces.
- Stel duidelijke grenzen: Als je geen duidelijke afbakening geeft heb je kans dat het project alsmaar groter en groter wordt. Wees duidelijk in wat je niet doet, zodat je aandacht blijft houden voor juist dat wat je wel doet.
- Geef helderheid d.m.v. mijlpalen: Om grip te krijgen op de voortgang van het project definieer je mijlpalen. Deze mijlpalen geven richting voor de uitvoering van het project. Maar let op! Deze mijlpalen zijn niet in beton gegoten. Als je er achter komt dat een mijlpaal niet logisch is, of niet haalbaar is, durf dan ook vooral om bij te sturen.
Hoe gebruik ik een Lean Project Charter in 4 stappen?
Stap 1: Geef een omschrijving voor je project.
- Schrijf iets over de achtergrond van de huidige situatie. Hoe staat het er nu voor? Welke context binnen de organisatie is relevant?
- Schrijf een probleem omschrijving. Wat is het probleem? Wat is er aan de hand dat we met dit project willen oplossen?
- Voer de stakeholders in. Dit zijn de personen die iets met jouw project te maken hebben. Juist niet de uitvoerders, maar de opdrachtgever of een externe partij die je mee moet nemen in het project.
Stap 2: Geef een omschrijving van ‘Wat willen we bereiken?’
- Omschrijf het projectdoel door iets te schrijven over de verandering die je teweeg wil brengen.
- Vertaal deze omschrijving naar 1-3 concrete doelen voor het project
- Vertaal deze doelen naar 1-4 duidelijke kpi’s die kunnen meten wat de impact is van het project.
Stap 3: Beschrijf aannames & grenzen
- Beschrijf in de aannames waar je dit project op baseert.
- Het is juist ook van belang om aan te geven wat je niet doet, door grenzen aan te geven. Geef hierin aan wat buiten scope valt en waar je je dus niet op focust met dit project.
Stap 4: Geef een uitvoeringsplan
- Geef in dit plan aan wie het projectteam zijn en met het project aan de slag gaan.
- Geef ook mijlpalen aan die je wil bereiken in het project, en koppel hier een datum aan zodat je een globaal beeld hebt van hoe het project loopt.