Organisaties maken een jaarplan om vast te stellen wat ze het komende jaar gaan doen. Het jaarplan is daarmee ook een ijkpunt om te checken waar je staat en waar je naartoe wil. Maar het opschrijven van wat je gaat doen is slechts een deel van het verhaal. Veel belangrijker is het nadenken over wat je daadwerkelijk wilt bereiken.
Het kan best lastig zijn om te starten met het maken van een jaarplan. In dit artikel geven we je de handvatten om stap voor stap een goed jaarplan te maken.
Wat is een jaarplan?
Een jaarplan is een document waarin je vastlegt welke doelen je organisatie, afdeling of team het komende jaar wil bereiken en hoe je dat gaat doen. Het is de vertaling van je langetermijnstrategie naar concrete acties voor de komende twaalf maanden.
Een goed jaarplan is geen dik rapport dat in een la verdwijnt. Het is een werkdocument dat richting geeft aan dagelijkse beslissingen. Of je nu directeur bent van een mkb-bedrijf, teamleider bij een zorginstelling, of coach die ondernemers begeleidt: het jaarplan is het instrument waarmee je focus aanbrengt in alles wat je doet.
Waarom een jaarplan?
Heb je wel eens stilgestaan bij de vraag: waarom maken we eigenlijk een jaarplan?
In onze ogen is een jaarplan een van de hulpmiddelen om jullie organisatie, afdeling of team een beetje beter te maken. Niet door harder te werken, maar door heldere keuzes te maken over waar je je energie op richt.
Stel: je bent een voedselproducent en maakt vla. Er zijn koeien die melk geven, machines die de vla maken en de juiste mensen om de machines te bedienen. Dit zijn processen die “hun gangetje gaan” en waar je misschien niet zoveel aan hoeft te veranderen. Waarom zou je dan zo’n uitgebreid jaarplan maken?
Omdat de wereld continu verandert. Als jouw organisatie zich alleen focust op het produceren van vla met dezelfde machines, dag in dag uit, komt er een punt waarop de organisatie overbodig wordt. Klanten gaan andere eisen stellen. Er komt een concurrent die goedkoper of lekkerder kan produceren. Of de koeien willen groener gras. Een organisatie zal zich continu moeten aanpassen aan deze veranderende wereld. Die verbeteringen en aanpassingen zijn precies wat je opschrijft in het jaarplan.
En nog los daarvan zijn er altijd kansen om het beter te doen. Elke dag. Het jaarplan is de uitgelezen mogelijkheid om daar expliciet bij stil te staan, kansen te zien en vooral ook te benutten.
Er zijn 1001 mogelijkheden en keuzes om te maken. Om niet als een kip zonder kop rond te rennen, is het belangrijk dat je weet waar je naartoe wil. Door een heldere richting te kiezen heb je houvast voor de verschillende keuzes die je maakt als organisatie.
Wanneer begin je met een jaarplan?
De meeste organisaties starten in september of oktober met het jaarplanproces. Dat geeft voldoende tijd om data te verzamelen, het team te betrekken en het plan af te ronden voor 1 januari.
Een handige tijdlijn ziet er zo uit: in september en oktober verzamel je cijfers, evalueer je het lopende jaar en inventariseer je trends. In oktober of november organiseer je een plansessie met het team. De maanden november en december gebruik je om het plan uit te werken, budgetten vast te stellen en het te communiceren naar de organisatie. In januari start je de uitvoering.
Begin je later? Geen ramp. Een plan dat in februari start is beter dan helemaal geen plan. Maar hoe eerder je begint met de voorbereiding, hoe beter het resultaat.
Wat maakt een jaarplan goed?
Een goed jaarplan bestaat uit drie elementen:
- Een duidelijke richting. Hoe beter de focus van je plan is, hoe groter de kans dat er daadwerkelijk actie wordt ondernomen. Zonder focus is het jaarplan een waslijst van goede voornemens.
- Concrete doelen. Idealiter SMART geformuleerd, zodat je gedurende het jaar kunt meten of je de juiste richting op gaat.
- Een actieplan. Wat ga je doen, wanneer, en wie is verantwoordelijk? Zonder actieplan blijft het bij mooie woorden.
Als je een goede richting hebt gedefinieerd zal deze in de praktijk over meerdere jaren nagenoeg hetzelfde zijn. Een ziekenhuis zal zich niet zo snel bezig gaan houden met het uitlenen van boeken. De manier waarop zij zorg leveren aan hun patienten daarentegen kan wel van jaar tot jaar veranderen. Wil je dat zo goedkoop mogelijk doen? Wil je zo kwalitatief mogelijk werken? Wil je specialiseren op een specifieke behandeling? Welke richting je ook kiest, deze richting geeft houvast voor alle besluiten die volgen.
Voor wie is een jaarplan?
Een jaarplan werkt voor elke organisatievorm, maar de aanpak verschilt per rol.
Als directeur of ondernemer bepaal jij de strategische koers. Jouw jaarplan is de vertaling van de langetermijnvisie naar de focus van dit jaar. Je denkt in thema’s en richtingen, niet in individuele taken. De kunst is om scherpe keuzes te maken en die zo helder te formuleren dat het hele team er mee aan de slag kan.
Als teamleider of afdelingsmanager vertaal jij de organisatiedoelen naar wat jouw team concreet gaat doen. Jouw plan bevat meetbare resultaten en acties die je team zelf kan uitvoeren. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat de prioriteiten zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Als coach of adviseur help jij anderen hun plan te maken. Je rol is het stellen van de juiste vragen, het bewaken van samenhang en het voorkomen van wensdenken. Vaak zie je vanuit je buitenstaandersperspectief dingen die het team zelf over het hoofd ziet.
De opbouw van een jaarplan: van richting naar actie
In veel verschillende methodieken, of je nu werkt met OKR, OGSM of de Balanced Scorecard, wordt dezelfde logica gehanteerd:
Missie en visie vormen het fundament. Dit is een kort verhaal waarin je vertelt waar de organisatie voor staat en naartoe gaat. Deze zijn over het algemeen stabiel en veranderen niet zo snel mee.
Doelstellingen volgen vanuit de missie en visie. Hiermee bepaal je 4-6 factoren die voor het komende jaar belangrijk zijn. De hoeveelheid hangt af van de methodiek en het niveau in de organisatie waarop je werkt.
Resultaten zijn een concretere uitwerking van de doelstellingen. Wat kun je concreet in de organisatie zien dat verandert? Wat kunnen we meten? Welke informatie heb je nodig om te monitoren of jouw plannen impact hebben?
Acties maken het plan concreet en geven aan hoe je de resultaten en doelstellingen gaat bereiken. Deze wijs je toe aan iemand en plan je in de tijd, om het zo concreet mogelijk te maken.
Het jaarplan is de uitwerking van de volgende stap richting je stip op de horizon. Liefst zo concreet mogelijk, zodat je ook daadwerkelijk stappen kunt zetten. Welk format je kiest, hangt af van wat het beste bij jullie organisatie past.
Een jaarplan maken met je team
Als je als team een jaarplan maakt is het van cruciaal belang dat iedereen achter het plan staat. Sterker nog, het jaarplan is juist een hulpmiddel om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Dit bereik je door samen de plannen te vormen en ieders mening, ervaring en kennis in het plan tot uiting te laten komen.
Het allerbelangrijkste is dat het team het eens is over de richting. Waar ligt de focus? Wat is de ambitie? Als het team hier al niet op een lijn ligt, is het lastig om een consequent jaarplan op te stellen. Of erger: je krijgt een plan waar niemand zich echt aan committeert.
Investeer daarom tijd in het gesprek over richting. Dat voelt soms als tijdverlies, maar het voorkomt eindeloze discussies later in het jaar. In dit artikel over plansessies beschrijf ik hoe je dat in een dag kunt doen.
Welke vorm kies je voor je jaarplan?
De vorm van je jaarplan maakt veel uit voor de manier waarop je het daadwerkelijk gebruikt.
De afgelopen decennia was het uitgebreide jaarplan erg in de mode. Alle ditjes en datjes werden zorgvuldig op 67 A4’tjes uitgeschreven, op verschillende thema’s en onderwerpen. Nadeel hiervan is dat je zoveel tekst hebt dat niet iedereen het hele jaarplan doorleest. Het verdwijnt in een la.
Andere organisaties maken gebruik van PowerPoints. Deze bevatten vaak minder tekst en werken meer met afbeeldingen. Dit brengt al meer overzicht, zeker als je de structuur gebruikt van richting naar doelen naar actieplan. Maar het is nog steeds een statisch document.
Frameworks zoals OGSM of OKR dwingen beknoptheid af. Een OGSM past op een A4. Dat lijkt een beperking, maar het is een kracht: je moet kiezen wat echt belangrijk is.
Nog mooier is het als je het plan aan laat sluiten op de manier van werken in de organisatie. Hoe vertaal je doelen naar actie? Hoe worden deze doorvertaald naar concrete actie? Vaak is het nuttig om een standaard template aan te passen zodat deze perfect aansluit bij jullie manier van werken.
Stap 1: Bepaal de richting van je jaarplan
Het opstellen van een jaarplan begint met het bepalen van de richting. Deze richting formuleren we op basis van de unieke waarde van de organisatie.
De missie formuleert het bestaansrecht van de organisatie. Waarom bestaan we? Wat is onze meerwaarde in de wereld? Dit is de basis van alles dat je organisatie doet. De missie kan erg breed zijn, zoals “We willen patienten op de beste manier helpen”, of concreter: “We bieden klanten een soepele ervaring voor het online kopen van kleding”.
De visie beschrijft de ambitie op de middellange termijn. Waar staan we over 5 jaar? Als je een duidelijke visie hebt geformuleerd, weet je waar je naartoe wil.
De doelstellingen zijn de volgende stap naar concrete keuzes. Je bepaalt 4-6 thema’s die dit jaar centraal staan. Deze hoeven niet direct meetbaar te zijn. Het zijn speerpunten die duidelijk maken waar je je op richt. Ze vormen de basis voor de rest van het plan.
Een installatiebedrijf met 40 medewerkers kiest bijvoorbeeld drie thema’s: “klantervaring verbeteren”, “vakmensen behouden” en “digitalisering werkprocessen”. Dat geeft richting aan alles wat volgt.
Stap 2: Maak een SWOT-analyse voor je jaarplan
Voordat je doelen formuleert, is het slim om je uitgangspositie te bepalen. Een SWOT-analyse helpt je om sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen in kaart te brengen.
Kijk daarbij niet alleen naar interne factoren. Wat gebeurt er in je markt? Welke technologische ontwikkelingen zijn relevant? Wat doen concurrenten anders? Juist de combinatie van interne kwaliteiten en externe ontwikkelingen levert de meest waardevolle inzichten op.
De SWOT hoeft geen wetenschappelijk onderzoek te zijn. Een goed gesprek met je team, gevoed door cijfers uit het afgelopen jaar, levert vaak de belangrijkste inzichten op. Zorg er wel voor dat je de uitkomsten meeneemt in je doelstellingen, anders was het een mooie oefening zonder gevolg.
Stap 3: Formuleer concrete resultaten voor je jaarplan
Om het concreet te maken vertalen we de doelstellingen door naar concrete resultaten. Per doelstelling bepaal je 2-4 meetbare resultaten, met als motto: “If you cannot measure it, you cannot improve it.”
Sommige zaken zijn goed te meten: percentage ziekteverzuim, omzet, klanttevredenheid, doorlooptijd van projecten. Andere zaken zijn lastiger. En nu hoor ik je bijna denken: “Niet alles wat belangrijk is, is ook meetbaar.” Dat klopt: zaken zoals “tevredenheid” of “enthousiasme” zijn niet makkelijk in een getal te vangen.
Toch zijn er opties om ook deze zaken meetbaar te maken. Je kunt periodiek een subjectief cijfer geven op basis van eigen ervaring. Je kunt een scoresysteem maken op basis van observeerbare indicatoren. Of je maakt van de meetwaarde een stoplicht: rood is niet tevreden, groen is wel tevreden. Deze resultaten zijn niet 100% eenduidig, maar geven toch een goed beeld van de progressie die je boekt. Lees meer over effectief werken met KPI’s.
Bij het thema “klantervaring verbeteren” horen dan resultaten als: “NPS van 32 naar 40”, “responstijd offertes van 5 naar 2 werkdagen” en “klanttevredenheid boven 8.0 in de kwartaalsurvey”.
Stap 4: Maak een actieplan
Voor elk resultaat moeten we nu bepalen wat er nodig is om dat te bereiken. Dit is de stap waarbij het echt concreet wordt. Juist de acties zorgen ervoor dat er daadwerkelijk iets gebeurt, dat de organisatie in beweging komt.
Per resultaat kijk je wat er in de organisatie nodig is om de doelen te behalen. Moet je een proces efficienter maken? Hebben medewerkers meer training nodig? Is het nodig om samenwerkingen aan te gaan met externe partners?
Het gaat hier niet om de dingen die al lopen, maar juist over wat je moet veranderen om de beoogde resultaten te bereiken. “Marketing verbeteren” is geen actie. “Week 3: briefing marketingbureau voor nieuwe campagne” wel. Hoe concreter je deze acties maakt, hoe groter de kans dat het plan ook daadwerkelijk tot uitvoer komt.
Een doelenboom kan helpen om de relatie tussen doelen en acties visueel te maken, zodat je in een oogopslag ziet hoe alles met elkaar samenhangt.
Stap 5: Check de haalbaarheid van je jaarplan
Een goed jaarplan is zowel realistisch als ambitieus. We hebben het plan van boven naar beneden opgesteld, van richting via resultaten naar acties. Nu is het tijd voor een reality check van onder naar boven.
Kijk naar je actielijst en stel jezelf de volgende vragen: hoeveel ruimte hebben medewerkers om naast hun dagelijkse werk met de jaarplannen aan de slag te gaan? Is deze ruimte voldoende voor het uitvoeren van alle taken? En als dat niet zo is: wat schrappen we?
Een ambitieus maar onhaalbaar plan is erger dan een bescheiden maar realistisch plan. Liever drie dingen goed dan tien dingen half. Hoe breder de richting en hoe minder focus je hebt toegepast, hoe meer acties er in het plan staan. De kunst is om kritisch te kijken naar wat haalbaar is en de moed te hebben om keuzes te maken.
Stap 6: Wijs verantwoordelijkheden toe
De laatste stap in het echt concreet maken van je plan is het verdelen van verantwoordelijkheden. Wie is verantwoordelijk voor welk stukje van het plan? Aan elk van de acties wijs je iemand toe die verantwoordelijk is. Niet “het team”, maar een persoon met naam.
Dit voelt soms ongemakkelijk. Maar zonder eigenaarschap gebeurt er niets. Door elkaar verantwoordelijk te houden zorg je dat de acties gerealiseerd worden, de doelen bereikt worden en je een stap verder zet in de gekozen richting van de organisatie.
De hartslag van het jaarplan
Als je eenmaal op dit punt bent is het heel makkelijk om het jaarplan los te laten, in de la te leggen en er pas aan het einde van het jaar weer naar te kijken. Zonde! Want dan groeien we nog steeds niet als organisatie en haalt de wereld ons misschien snel in.
Als je wil dat er ook echt iets gebeurt met de jaarplannen is het belangrijk om het jaarplan een “hartslag” te geven. Ofwel: een periodieke boost op een vast ritme dat energie geeft aan de hand van het jaarplan. De PDCA-cyclus biedt hier een bewezen structuur.
Deze hartslag verschilt per organisatie, net zoals de normale hartslag van persoon tot persoon verschilt. Hoe je het ook inricht, het is belangrijk dat het bij jullie aansluit. Een weekstart waarbij je de acties evalueert, een maandelijkse resultaatreview, en elk kwartaal een reflectiemoment met het hele team om successen te vieren en prioriteiten te herijken.
Of je trekt de la elk jaar open en gaat op zoek naar het jaarplan. Dat kan ook. Maar wij geloven in plannen die je helpen om het elke dag een beetje beter te maken.
Van jaarplan naar uitvoering: het groeimodel
De stappen hierboven beschrijven hoe je een jaarplan maakt. Maar de echte uitdaging is: hoe zorg je dat het ook daadwerkelijk landt? 90% van alle strategieen wordt nooit volledig uitgevoerd. Niet omdat het plan slecht is, maar omdat het nooit landt bij de mensen die het moeten waarmaken.
Het groeimodel van dare2plan is gebouwd rond vier fasen die precies dit probleem aanpakken:
Betrek je team voordat je gaat plannen. Mensen komen niet in beweging door een document. Ze bewegen als iets van hen voelt. Ontdek met vragenlijsten en gesprekken wat je team drijft.
Vertaal de richting naar een helder verhaal op een pagina. Met OGSM, OKR of Balanced Scorecard: het canvas dwingt je om scherpe keuzes te maken.
Maak de vertaalslag naar concrete acties, eigenaren en deadlines. De vertaalslag van strategie naar actie vraagt meer dan een actielijst.
Meet voortgang, vier successen en stuur bij. Met kwartaalreviews en dashboards houd je het plan levend het hele jaar door.
De kracht zit in de cyclus: na elke ronde word je scherper. Het jaarplan is geen eenmalig document, maar het startpunt van een doorlopend proces.
Conclusie
Een jaarplan is geen document. Het is een werkwijze. Het dwingt je om keuzes te maken, die keuzes te communiceren, en jezelf eerlijk te houden over de voortgang.
Begin niet met een leeg Word-document. Begin met de vraag: wat willen we dit jaar echt bereiken? De rest volgt vanzelf.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik beginnen met mijn jaarplan?
Start in september of oktober met het verzamelen van data en het evalueren van het lopende jaar. Plan de inhoudelijke sessie in oktober of november, zodat je voor januari een uitgewerkt plan hebt.
Hoeveel doelen moet een jaarplan bevatten?
Richt je op 3-5 strategische doelstellingen. Meer dan vijf leidt tot versnippering. Per doelstelling formuleer je 2-4 meetbare resultaten.
Wat is het verschil tussen een jaarplan en een businessplan?
Een businessplan beschrijft je hele bedrijfsmodel en is gericht op de langere termijn, vaak voor financiering of oprichting. Een jaarplan is operationeler: het vertaalt je strategie naar concrete doelen en acties voor de komende 12 maanden.
Welk format werkt het beste voor een jaarplan?
Dat hangt af van je organisatie. Een OGSM past op een A4 en werkt goed voor mkb. OKR’s zijn populair bij tech-bedrijven. De Balanced Scorecard biedt een breder perspectief. Bekijk welke formats het beste passen bij jouw situatie.
Hoe zorg ik dat het jaarplan niet in een la verdwijnt?
Bouw een vast ritme in: wekelijkse actiechecks, maandelijkse resultaatreviews en kwartaalreviews. Wijs per doel een eigenaar aan en bespreek voortgang structureel in bestaande overleggen.
Kan ik AI gebruiken bij het maken van een jaarplan?
AI kan helpen bij het verzamelen van marktinformatie, het formuleren van doelen en het structureren van je plan. Maar de strategische keuzes moet je zelf maken. Lees meer over wat AI wel en niet kan bij strategische planning.